La fonction de rappel sur document dans BTI DMS (Document Management System) est un outil puissant conçu pour aider les utilisateurs à gérer efficacement leurs documents en définissant des rappels automatisés. Cette fonctionnalité garantit que les actions importantes liées aux documents, telles que les révisions, renouvellements, ou approbations, ne sont jamais oubliées. Elle est essentielle pour assurer la conformité, maintenir la sécurité des informations, et respecter les délais critiques.
Caractéristiques Principales Création de Rappels Définition Flexible des Rappels : Les utilisateurs peuvent créer des rappels pour des documents spécifiques en fixant des dates et des heures précises, en fonction des besoins de leur organisation. Types de Rappels : Possibilité de configurer différents types de rappels, tels que les révisions périodiques, les dates de renouvellement de contrats, ou les échéances de validation. Rappels Répétitifs : Option de mise en place de rappels récurrents pour des actions répétitives comme les audits mensuels ou les revues annuelles. Notifications Automatisées Alertes par Email : Envoi automatique de notifications par email aux utilisateurs concernés, à l’approche d’une échéance ou d’une date clé, avec un lien direct vers le document en question. Tableau de Bord Personnalisé : Les rappels actifs apparaissent sur le tableau de bord de chaque utilisateur, leur offrant une vue d'ensemble des actions à venir.
Suivi et Gestion des Rappels Historique des Rappels : Suivi complet des rappels créés, exécutés ou en attente, avec la possibilité de consulter l’historique des actions prises en réponse aux rappels. Gestion Centralisée : Tous les rappels peuvent être gérés à partir d’une interface centralisée, permettant aux administrateurs de visualiser, modifier, ou supprimer des rappels en fonction des besoins. Personnalisation des Notifications : Ajustement des paramètres de notification pour recevoir des rappels par email, ou via l’interface BTI DMS selon les préférences de l’utilisateur. Intégration avec les Workflows Automatisation des Processus : Les rappels peuvent être intégrés dans les workflows existants de BTI DMS, déclenchant automatiquement des actions comme la révision d'un document, l'approbation ou l'archivage. Lien Direct avec les Documents : Chaque rappel est directement lié au document concerné, permettant une gestion rapide et intuitive sans nécessiter de recherches supplémentaires.
Avantages de la Fonction de Rappel sur Document Respect des Échéances : Assure que toutes les actions critiques liées aux documents sont effectuées en temps opportun, minimisant les risques de non-conformité ou de pénalités. Amélioration de la Productivité : Réduit le besoin de suivre manuellement les échéances, permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Renforcement de la Sécurité et de la Conformité : Assure que les documents sensibles sont révis
